Calculer et facturer ses frais de déplacement en tant qu’artisan

différents frais d'un professionnel ou artisan lors de ses déplacements

Quels sont les différents frais d'un professionnel ou artisan lors de ses déplacements ?

Un artisan quel qu’il soit a besoin d’un véhicule pour se déplacer sur ses chantiers. Il est donc exposé à un coût kilométrique.

1. Véhicule personnel

Il peut soit utiliser son véhicule personnel à titre exceptionnel.

Pour calculer ses frais déductibles avec son véhicule personnel, l’artisan BTP doit utiliser le barème des indemnités kilométriques. L’estimation usage privé/pro est laissé à l’estimation libre de l’artisan (en général 80 % en usage professionnel).

2. Véhicule pro

Il peut également conduire un véhicule de société. Cette dernière option est le cas le plus répandu parmi les artisans et professionnels du BTP, qui doivent transporter leur matériel et outils, et reportent généralement le coût kilométrique d’un véhicule utilitaire.

Ce qui suppose :

  • l’achat du véhicule en amortissement
  • calcul usure voiture au km
  • calcul frais d’essence
  • entretien
  • parking
  • péages
  • assurance
  • réparations

Les frais de déplacement 2020 en eux-mêmes se divisent en deux catégories :

  • Le petit déplacement : l’artisan du bâtiment rentre chez lui à la fin de sa journée. Il faut alors adopter le calcul zone petit déplacement BTP.
  • Le grand déplacement : l’artisan ne peut pas rentrer chez lui en fin de journée (plus de 50 km). L’employeur doit alors lui permettre de résider proche du chantier et financer le logement, les repas et autres dépenses, sur justificatifs (frais réels). Il peut aussi fixer un forfait quotidien (barème ACOSS de l’URSAFF) (forfait).

Déduction des frais kilométriques entreprise sur les charges

Vous pouvez déduire de vos charges les frais kilométriques :

  • si vous n’avez pas d’autre choix que l’utilisation de votre véhicule pour vous déplacer (distance importante)
  • si vous respectez le barème fiscal
  • si vous traitez à part les dépenses de stationnement et de péage d’autoroute (déduction possible sous réserve de justificatifs)

Ainsi, le salarié qui reçoit une compensation financière en remboursement frais de déplacement professionnel, et l’employeur peut intégrer les frais dans ses charges (exonération de cotisations sociales dans la limite du barème fiscal des indemnités kilométriques pour le calcul indemnité trajet bâtiment).

Et les autres transports ?

À vélo


Dans le cadre de la loi sur la transition énergétique de 2015, le gouvernement a instauré une indemnité kilométrique pour les salariés se déplaçant en vélo de leur domicile à leur lieu de travail.


Elle se concrétise sous la forme d’une exonération d’impôt fixée à 0,25 €/km, dans la limite de 200 €/an.


Taxi


En ce qui concerne les frais de taxis, le taxi en question doit être équipé d’une imprimante reliée au compteur et les souches papier remplies à la main ne sont plus acceptées.

Un artisan entrepreneur individuel a le droit de les déduire de son chiffre d’affaires ou de facturer à ses clients les frais engagés pour son activité, au titre desquels ses frais kilométriques 2020. Comment calculer frais de déplacement professionnel

Il peut les déduire :

  • soit au forfait déplacement (ou forfait kilométrique 2020)
  • soit comme frais réels
  • soit en indemnités kilométriques (IK)

Attention

Dans le cas du statut de microentreprise, la prise en compte du tarif frais de déplacement auto entrepreneur n’a pas lieu d’être. Les frais de déplacement auto entrepreneur sont des charges non déductibles.


1. Frais réels

Le calcul des frais kilométriques au réel s’appuie sur un barème fiscal imposé.

Vous ne pouvez pas appliquer la facturation au forfait ou aux frais réels de manière aléatoire. Si vous optez pour l’une de ces méthodes de calcul, vous devez vous y tenir dans chaque cas.

Ce barème inclut le carburant, l’assurance et l’usure du véhicule personnel.

Il est non sujet à la TVA.

Méthode de calcul des frais de déplacement 2020 :

  1. Prenez note de la puissance fiscale du véhicule sur la carte grise
  2. Multipliez par le nombre de kilomètres à parcourir de l’entreprise au chantier.
  3. Comptez 1 aller et 1 retour par jour de travail sur chantier.

Indemnités kilométriques et chevaux fiscaux

Les chevaux fiscaux pour les indemnités kilométriques sont limités à 7CV. 

2. Forfait

Pour calculer les frais de déplacement au forfait, vous devez calculer des frais de déplacement fixes par client et par chantier, quels que soient le devis et la distance qui vous sépare du client

Ce mode de calcul sera intéressant pour vous si le client est proche et le chantier court, mais pourrait devenir désavantageux si le chantier est éloigné.

Il convient donc de faire un calcul au plus juste sur la moyenne constatée dans votre historique de frais de déplacement réels.

Votre méthode de calcul devant figurer dans vos Conditions Générales de Vente, vous ne pourrez pas revenir dessus, même pour un cas particulier de chantier éloigné par exemple.

 Indemnités kilométriques

3. Les Indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques ne peuvent être déduites que pour les sociétés ou entreprises individuelles, sous réserve d’un trajet domicile <>travail inférieur à 40 km.

La compensation financière au forfait pour dédommager le salarié de l’utilisation de son véhicule personnel est appelée Indemnité kilométrique et elle est prévue par le droit du travail :

  • déplacements dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (livraison, encaissement…)
  • travail sur plusieurs chantiers distants
  • visites clientèle…

Les règles qui s’appliquent en matière d’IK dans le bâtiment sont :

  • les IK doivent être justifiées par l’identification du véhicule utilisé, les dates et heures, les destinations, les trajets, les motifs.
  • Les motifs doivent être réels et profitables.
  • Le barème IK 2020 doit être respecté. Il s’agit du barème frais kilométrique 2020 ou du barème grand déplacement prévu spécialement à la convention collective du bâtiment (nouvelle CCT 2018).
  • Tous les employés, y compris les dirigeants, sont concernés.
  • Les Ik représentent un dédommagement et en aucun cas un complément de revenus.

Les IK ne donnent lieu à aucun prélèvement social ou fiscal.

Sur le plan comptable, elles figurent à la ligne « Voyages et déplacements » (débit) et « Compte de l’exploitant » (crédit) : voir la section comment déclarer ses frais kilométriques du site finances.gouv.fr.

Facturer les frais de déplacement

Les frais de déplacement se facturent au client sous certaines conditions, même si cette facturation n’est pas obligatoire.

Par exemple, ce peut être un geste commercial intelligent de ne pas facturer les frais de déplacement au client si la distance et minime et les déplacements rares, pour être compétitif, ou simplement pour ne pas alourdir sa comptabilité.

C’est au professionnel de mesurer les pour et les contre : l’essentiel était de faire une marge bénéficiaire suffisante !

Si vous décidez de facturer les frais de déplacement, ceux-ci doivent obligatoirement figurer sur votre devis avant le début des travaux. Ils font partie des mentions obligatoires.

Évitez par ailleurs de ne pas facturer de frais de déplacement, mais de les « masquer » en majorant le coût total de votre prestation.

Comment facturer frais déplacement ? 

Vous devez définir un kilométrage minimum à partir duquel vous facturerez vos frais de déplacement et appliquer le même pour tous vos clients. Le calcul du montant des frais de déplacement doit figurer dans vos conditions générales de vente.


Vous trouverez un modèle facture frais de déplacement sur divers sites internet, par exemple ici.

Finis les frais de déplacement exorbitants

Un arrêté du 1er avril 2017 oblige les artisans et professionnels de l’entretien et du dépannage à domicile à afficher leurs tarifs et à fournir un devis avant toute intervention. Le coût horaire de la main-d’œuvre, le temps d’intervention estimé, le prix TTC des prestations ou les frais de déplacement doivent être présentés avant le début des travaux.


Le secteur du dépannage étant l’un des plus frauduleux selon la Direction de la répression des fraudes (DGCCRF) !


En aucun cas une facture pour une réparation de fuite ou une ouverture de serrure simple ne pourra se solder avec une facture de plusieurs centaines d’euros pour « frais de déplacement pour dépannage » !

Frais de déplacement et TVA

Si vous êtes soumis à la TVA, le taux de 20 % doit être appliqué aux déplacements que vous facturez. Mais uniquement si vous choisissez la méthode du forfait. Si vous avez opté pour le barème km impôt 2020, la TVA ne pourra pas être facturée.

Si vous n’êtes pas soumis à TVA, par exemple si vous êtes autoentrepreneur, vous ne pouvez pas répercuter de TVA sur vos frais de déplacement, et vous ne pouvez pas non plus les facturer (ce sont des frais professionnels non applicables au régime de micro entreprise).

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